Quase todo escritório conhece este intervalo. A reunião termina bem, o cliente diz "pode seguir", e o dinheiro só aparece semanas depois, quando aparece. Não falta cliente nem competência técnica. Falta alguém cuidando do trecho administrativo entre o sim e o pagamento, que ninguém no escritório foi contratado para fazer e que, por isso, sempre fica para depois.
Para enxergar onde esse trecho trava, vale seguir um caso concreto do começo ao fim.
O caso: um divórcio com entrada e seis parcelas
A Dra. Beatriz Nogueira tem um escritório de família e sucessões com uma secretária e um estagiário. Numa segunda-feira ela atende a Renata, que quer um divórcio consensual com partilha de um apartamento. Os honorários combinados são de R$ 9.000,00: R$ 3.000,00 de entrada e seis parcelas de R$ 1.000,00.
A Renata sai da reunião decidida. O que vem depois é o que acontece em boa parte dos escritórios.
Semana 1: o contrato montado à noite
Na terça, depois do expediente, a Dra. Beatriz abre o contrato do último divórcio, salva com outro nome e troca nome, CPF, endereço, valores e número de parcelas. Na pressa, a cláusula de vencimento continua com o dia 15 do cliente anterior, e a Renata tinha pedido o dia 5. O PDF sai por e-mail às 23h.
Semana 2: o contrato que não volta
A Renata não tem impressora e diz que assina no fim de semana, no escritório do irmão. Na quinta seguinte chega pelo WhatsApp uma foto do contrato assinado, torta e sem a última página. Enquanto isso a petição já está sendo redigida, porque a cliente tem pressa e a advogada não quer perder o caso.
Semana 3: a entrada
A secretária gera o boleto da entrada no internet banking e manda pelo WhatsApp. A Renata pede Pix. A secretária manda a chave, e o pagamento entra sem identificação, junto com outros três Pix do dia. Alguém precisa descobrir no extrato de quem era cada um.
Meses 2 a 7: as parcelas
Todo mês a secretária precisa lembrar de gerar a parcela da Renata, junto com as dos outros clientes parcelados, e anotar numa planilha. No mês das férias dela, a parcela 4 não é enviada. Ninguém percebe até a parcela 6, quando a planilha mostra dois meses em aberto.
Quem resolve é a própria Dra. Beatriz, que manda uma mensagem cobrando R$ 2.000,00 de uma cliente que está no meio da partilha e passando por um dos piores anos da vida.
O saldo
Foram três semanas entre o sim e a entrada, um contrato com o dia de vencimento errado e sem a última página, horas de secretária por mês gerando e conferindo cobrança e, no fim, a conversa de dinheiro mais desconfortável possível, feita pela advogada.
Nenhum desses problemas é jurídico. Todos são de processo, e processo dá para mudar.
A mesma segunda-feira, com o contrato que já nasce com a cobrança
Agora o mesmo caso, com o escritório usando o módulo de assinaturas do Sacador para advogados.
Antes de qualquer cliente, uma vez só. A Dra. Beatriz colou o contrato de honorários do escritório no editor do Sacador (o texto é dela, com as cláusulas dela) e marcou onde entram os dados de cada cliente: nome, CPF, endereço, honorários iniciais, valor e quantidade de parcelas, dia de vencimento. Depois montou um plano chamado "Divórcio consensual", com R$ 3.000,00 de honorários iniciais, seis mensalidades de R$ 1.000,00 e os dias 5, 10 e 15 liberados para o vencimento.
Segunda, fim da reunião. Ela gera o link pessoal da Renata e manda pelo WhatsApp antes de a cliente chegar ao carro. Se tivesse negociado outro valor, mudaria a entrada ou a parcela só nesse link, sem mexer no plano.
Segunda, à noite. A Renata abre o link no celular. Vê quanto paga hoje, quanto paga por mês e o total. Escolhe o dia 5 e lê o contrato com nome, CPF, valores e vencimento já escritos nas cláusulas. Como a advogada não digitou nada, nada sobrou do cliente anterior.
Alguns minutos depois. A Renata marca que leu e aceita o contrato e cai direto na tela de pagamento da entrada. Paga no Pix e recebe por e-mail a cópia do contrato aceito.
Ainda na segunda. Pelo AFPAY, o Pix compensa em até 15 minutos e entra na conta do escritório já vinculado à cobrança da Renata, que é baixada sozinha. No painel, a assinatura aparece confirmada, com a prova do aceite guardada: o texto exato que ela leu, o código SHA-256 desse texto, data, hora, IP e aparelho.
Todo dia 5, por seis meses. A parcela é emitida antes do vencimento e chega à Renata com Pix e boleto. A régua de cobrança lembra antes, no dia e depois do vencimento, por e-mail e pelo WhatsApp do escritório, numa mensagem que fala de valor e data, nunca do processo. As férias da secretária não mudam nada, porque ninguém precisa lembrar de gerar parcela.
Depois da sexta parcela. O agendamento termina sozinho. Num caso com cláusula de êxito, a cobrança do êxito sai avulsa quando o resultado vier, para o mesmo cliente e com os mesmos lembretes.
Onde cada problema foi parar
| O que travou no caso | O que acontece com o link |
|---|---|
| Contrato montado à mão a partir do último cliente | O cliente informa os dados e o contrato se preenche |
| Dia de vencimento errado na cláusula | O dia escolhido pelo cliente vai para o contrato e para as cobranças |
| Impressora, assinatura e foto torta | Aceite no celular, com texto, código, data, hora, IP e aparelho registrados |
| Entrada cobrada duas semanas depois | Honorários iniciais pagos logo após o aceite |
| Pix sem identificação no extrato | Pix e boleto próprios de cada cobrança, com baixa automática |
| Parcela esquecida nas férias | Mensalidades agendadas no momento do aceite |
| Advogada cobrando a própria cliente | Lembrete automático pelo e-mail e pelo WhatsApp do escritório |
Seu escritório se reconhece?
O caso da Dra. Beatriz é de família, mas o padrão aparece em qualquer área. Se pelo menos duas frases abaixo descrevem o seu escritório, o problema é o mesmo dela:
- Você já começou a trabalhar num caso antes de o contrato assinado voltar.
- Já encontrou no contrato um dado do cliente anterior: nome, valor ou vencimento.
- Alguém gera boleto ou manda chave Pix cliente por cliente, todo mês.
- A conferência de quem pagou é feita olhando o extrato do banco.
- Existe uma planilha de parcelas que só uma pessoa sabe atualizar.
- Você já deixou de cobrar uma parcela para não estragar a relação com o cliente.
Os formatos de contratação mais comuns cabem no mesmo fluxo. A assessoria mensal sem prazo para acabar vira um plano "até o cancelamento". O partido mensal de uma empresa é aceito pelo CNPJ, com razão social e endereço buscados na Receita Federal. O caso em que quem paga não é o representado, como a mãe que contrata a defesa do filho, leva o nome do beneficiário no contrato. E para parecer ou consultoria pontual, sem mensalidade, o caminho é o orçamento por link: o cliente aceita a proposta de honorários e a cobrança sai na hora.
Quando o Sacador não é a resposta
Para decidir bem, vale saber também o que fica de fora:
- Não há assinatura com certificado ICP-Brasil. O aceite do Sacador é uma assinatura eletrônica simples, apoiada na MP 2.200-2/2001 (art. 10, § 2º) e na Lei 13.874/2019 (art. 18, I). Se um contrato específico exigir certificado qualificado, assine-o na plataforma de sua preferência e deixe só a cobrança no Sacador.
- O Sacador não escreve o contrato. O texto é o do escritório. O sistema preenche os dados de cada cliente e guarda exatamente o que foi aceito, mas as cláusulas continuam sendo trabalho do advogado.
- Honorário só de êxito não vira agendamento. Sem data prevista para o resultado, não há o que agendar. O êxito fica no contrato aceito e é cobrado avulso quando vier.
- Não há protesto. O art. 52 do Código de Ética e Disciplina da OAB não permite protestar honorários, e o boleto sai com instrução de devolver. Quem conta com o protesto como ferramenta de cobrança não vai encontrá-lo aqui.
A mensagem para mandar o link
Uma mensagem curta basta. Este modelo pode ser copiado e ajustado ao tom do escritório:
Renata, obrigada pela conversa de hoje. Segue o link com a proposta e o contrato de honorários do escritório. Nele você confere os valores, escolhe o dia de vencimento das parcelas e lê o contrato com os seus dados já preenchidos. Estando tudo certo, é só aceitar e pagar a entrada por Pix ou boleto ali mesmo. Se tiver qualquer dúvida sobre as cláusulas, me chame por aqui.
Como começar
- Crie a conta do escritório. No plano Básico não há mensalidade: a tarifa é de R$ 3,50 por cobrança recebida, e os detalhes estão em planos.
- Ative Assinaturas em Ajustes > Módulos. O módulo não depende de liberação, e o valor dele é combinado depois, quando já estiver em uso.
- Cole o contrato de honorários que o escritório já usa e marque as variáveis.
- Monte o primeiro plano e gere o link do próximo cliente que disser sim.
O tutorial do contrato de honorários mostra cada tela, com um vídeo narrado do fluxo completo. Para ver tudo o que o módulo faz, das áreas de atuação à prova do aceite, a página Sacador para advogados reúne o resto.